Hướng dẫn hạch toán chi phí xăng xe thuộc sở hữu doanh nghiệp

Đối với xe ô tô thuộc sở hữu của doanh nghiệp, bạn được hạch toán đầy đủ cả chi phí xăng xe và chi phí khấu hao tài sản cố định vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách hạch toán và bộ hồ sơ bắt buộc đi kèm.

Cách hạch toán chi phí xăng xe theo bộ phận

Căn cứ vào mục đích sử dụng xe của từng bộ phận, kế toán lựa chọn tài khoản hạch toán chi phí phù hợp:

Xe phục vụ bộ phận quản lý doanh nghiệp

Áp dụng cho xe đưa đón Giám đốc, hội họp hoặc dùng cho văn phòng:

• Nợ TK 642 (Theo Thông tư 200) hoặc Nợ TK 6422 (Theo Thông tư 133): Tiền xăng chưa thuế.
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn.

Xe phục vụ bộ phận bán hàng

Áp dụng cho xe giao hàng, xe của bộ phận kinh doanh hoặc đi thị trường:

• Nợ TK 641 (Theo Thông tư 200) hoặc Nợ TK 6421 (Theo Thông tư 133): Tiền xăng chưa thuế.
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn.

Xe phục vụ bộ phận sản xuất hoặc công trình

Áp dụng cho xe vận chuyển nguyên vật liệu, xe máy thi công tại công trình:

• Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung) hoặc TK 154 (Theo Thông tư 133): Tiền xăng chưa thuế.
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
• Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn.

Bộ hồ sơ bắt buộc để chi phí xăng xe được trừ

Để cơ quan thuế chấp nhận chi phí xăng xe này là hợp lý, doanh nghiệp của bạn phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

1. Giấy tờ sở hữu: Cà vẹt xe (đăng ký xe) bắt buộc phải mang tên công ty.
2. Quy chế nội bộ: Quy chế tài chính hoặc quy chế quản lý xe có quy định rõ ràng về việc khoán hoặc chi trả chi phí nhiên liệu.
3. Định mức tiêu hao: Quyết định ban hành định mức tiêu hao nhiên liệu cho từng loại xe do Giám đốc ký duyệt.
4. Lịch trình di chuyển: Nhật ký lịch trình xe chạy, lệnh điều xe hoặc giấy đi đường có xác nhận điểm đi, điểm đến phục vụ hoạt động kinh doanh.
5. Chứng từ thanh toán: Hóa đơn GTGT mua xăng ghi đúng thông tin công ty. Lưu ý hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của công ty.