Hạch toán chi phí đi công tác chi tiết nhất
Chi phí đi công tác phát sinh khi nhân viên đi công tác trong nước hoặc nước ngoài nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để được tính là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế TNDN, kế toán cần nắm rõ cách hạch toán và quy định về chứng từ.
1. Điều kiện để chi phí đi công tác được khấu trừ thuế TNDN
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC, chi phí đi công tác phải đáp ứng 4 điều kiện:
- Là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng (bao gồm cả thuế GTGT).
- Có Quyết định cử đi công tác của Giám đốc/Tổng Giám đốc.
2. Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị
Để hạch toán và kiểm toán an toàn, bộ hồ sơ chi phí đi công tác cần bao gồm:
| Loại chứng từ | Chi tiết yêu cầu |
|---|---|
| Quyết định cử đi công tác | Có chữ ký Giám đốc, đóng dấu treo nếu có. |
| Giấy đề nghị tạm ứng | Áp dụng nếu nhân viên được ứng tiền trước. |
| Giấy đề nghị thanh toán chi phí đi công tác | Có chữ ký của người đi công tác, Trưởng bộ phận, Kế toán trưởng, Giám đốc. |
| Hóa đơn, vé máy bay, vé tàu xe, biên lai thu phí sân bay | Nếu đi nước ngoài cần có hóa đơn mua ngoại tệ và bảng kê chi phí bằng tiếng Việt. |
| Khách sạn | Hóa đơn lưu trú. |
| Chi phí ăn uống | Nếu tính theo thực tế: cần hóa đơn ăn uống. Nếu tính theo cấp phát suất ăn (phụ cấp): không cần hóa đơn, chỉ cần bảng kê xác nhận của người đi công tác và Giám đốc duyệt theo định mức doanh nghiệp quy định. |
3. Bút toán hạch toán chi phí đi công tác
Bước 1: Tạm ứng tiền đi công tác
Nếu nhân viên được ứng tiền trước chuyến đi:
Nợ TK 1388 (Tạm ứng đi công tác): Số tiền thực tế ứng Có TK 111, 112: Số tiền thực tế ứng
Bước 2: Ghi nhận chi phí khi nhân viên về và quyết toán
Khi nhân viên nộp hồ sơ thanh toán, kế toán xác định chức năng phòng ban để định khoản:
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Nhân viên thuộc bộ phận quản lý (Kế toán, Nhân sự, Giám đốc...) Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Nhân viên thuộc phòng Kinh doanh, Sales Nợ TK 643 (Chi phí SX chung): Nhân viên thuộc bộ phận sản xuất Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ của Hàng hóa - Dịch vụ): Tiền thuế GTGT trên hóa đơn (chuyến đi phục vụ cho hoạt động chịu thuế GTGT) Có TK 1388: Số tiền đã tạm ứng (xóa sổ tạm ứng) Có TK 111, 112: Số tiền doanh nghiệp phải bù thêm cho nhân viên (nếu chi phí thực tế lớn hơn tạm ứng)
Bước 3: Thu hồi tiền tạm ứng dư (nếu có)
Nếu nhân viên chi ít hơn số tiền đã tạm ứng:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu hồi lại Có TK 1388: Số tiền thu hồi lại
4. Các lưu ý đặc biệt về thuế
Về thuế TNCN (Thuế thu nhập cá nhân):
- Phần tiền phụ cấp đi công tác (tiền taxi, tiền thuê khách sạn, tiền ăn uống) được tính vào thu nhập miễn thuế TNCN nếu doanh nghiệp áp dụng theo chế độ khoán hoặc cấp phát theo thực tế trong định mức do cơ quan Nhà nước quy định hoặc quy định nội bộ của công ty.
- Nếu công ty chi trả vượt mức quy định, phần chênh lệch vượt mức đó sẽ được tính cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên.
Về thuế GTGT: Chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu chuyến đi công tác phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Nếu đi công tác phục vụ cho dự án miễn thuế GTGT hoặc không chịu thuế GTGT, tiền thuế GTGT trên hóa đơn sẽ phải đưa vào chi phí hoặc nguyên giá (không được khấu trừ).
Về vé máy bay điện tử: Chỉ cần in vé điện tử (Boarding pass có thể không bắt buộc nếu doanh nghiệp có quy chế quản lý chặt chẽ), tuy nhiên để an toàn cho cuộc kiểm tra thuế, kế toán nên yêu cầu nhân viên giữ Boarding pass kèm theo hóa đơn điện tử/vé máy bay.