Hướng dẫn xuất VAT đầu ra công ty Vĩnh Phát

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính.
• Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính.

II. NGUYÊN TẮC CHUNG

1. Sử dụng hóa đơn điện tử: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
2. Thời điểm xuất hóa đơn: Tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua.
3. Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ, chính xác, không tẩy xóa, sửa chữa.
4. Chữ ký số: Hóa đơn phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ của công ty.

III. QUY TRÌNH XUẤT HÓA ĐƠN CHI TIẾT (6 BƯỚC)

Bước	Hành Động Của Kế Toán	Lưu Ý / Công Cụ
1	Tiếp Nhận & Xác Minh Thông Tin Đơn Hàng Nhận yêu cầu xuất hóa đơn từ bộ phận kinh doanh (kèm Hợp đồng, Đơn hàng, Biên bản bàn giao). Kiểm tra và xác minh thông tin người mua: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế.	Công cụ: Tra cứu tại http://tracuunnt.gdt.gov.vn Lưu ý: Đây là bước cực kỳ quan trọng. Sai thông tin khách hàng sẽ dẫn đến hóa đơn không hợp lệ.
2	Lập Hóa Đơn Điện Tử Nháp Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử (MISA, Viettel, VNPT...). Điền đầy đủ thông tin người mua. Ghi rõ hình thức thanh toán (CK/TM). Chi tiết hóa hàng hóa: Tên vải, ĐVT, Số lượng, Đơn giá. Tính toán thuế GTGT (thuế suất 10% cho vải) và tổng tiền thanh toán. Kiểm tra số tiền bằng chữ.	Lưu ý: Với các giao dịch từ 20 triệu đồng, khuyến khích thanh toán chuyển khoản. Luôn cập nhật các chính sách giảm thuế GTGT của Chính phủ (nếu có).
3	Rà Soát và Ký Số In bản nháp gửi bộ phận liên quan kiểm tra lại lần cuối. Sau khi xác nhận, cắm USB Token (chữ ký số) vào máy tính. Thực hiện thao tác "Phát hành hóa đơn" hoặc "Ký số" trên phần mềm.	Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và được máy tính nhận diện.
4	Gửi Hóa Đơn Lên Cơ Quan Thuế để Cấp Mã Phần mềm tự động gửi dữ liệu hóa đơn (XML) đến Tổng cục Thuế. Chờ hệ thống xử lý và trả về "Mã của cơ quan thuế".	Trạng thái hóa đơn: Chờ cấp mã -> Đã cấp mã (hợp lệ) hoặc Không được cấp mã (có lỗi). Phải kiểm tra trạng thái sau khi gửi.
5	Gửi Hóa Đơn Cho Khách Hàng Sau khi hóa đơn được cấp mã, sử dụng chức năng "Gửi hóa đơn" trên phần mềm. Hóa đơn được gửi qua email của khách hàng (bao gồm file PDF và XML).	Nên gọi điện hoặc nhắn tin xác nhận với khách hàng để chắc chắn họ đã nhận được.
6	Lưu Trữ và Hạch Toán Lưu trữ: Hóa đơn được tự động lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ tối thiểu 10 năm. Hạch toán: Ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra vào sổ sách kế toán.	Định khoản: Nợ TK 131/111/112 Có TK 511 Có TK 3331

IV. LƯU Ý QUAN TRỌNG VÀ XỬ LÝ SAI SÓT

• Tuyệt đối không xuất hóa đơn "khống" hoặc ghi sai giá trị thực tế giao dịch.
• Trường hợp xuất sai hóa đơn:
  • Chưa gửi cho người mua: Hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới.
  • Đã gửi cho người mua (sai tên, địa chỉ nhưng đúng MST): Lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn.
  • Đã gửi cho người mua (sai MST, số tiền, thuế suất...): Lập "Văn bản thỏa thuận" với khách hàng, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Luôn tuân thủ nguyên tắc: Hàng đi đâu, hóa đơn theo đó.