Hạch Toán Chi Phí Thuê Nhà, Văn Phòng
1. Điều kiện để chi phí thuê nhà là chi phí hợp lệ là gì?
Trường hợp thuê của Công ty: Cần có Hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng…
Trường hợp thuê của cá nhân:
- Nếu trên hợp đồng ghi Cá nhân tự đi nộp thuế: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
- Nếu trên hợp đồng ghi Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán và Chứng từ nộp tiền thuế thay.
Lưu ý về giá trị thanh toán (trên 20.000.000 VNĐ):
- Thuê của Công ty (có hóa đơn): Bắt buộc phải chuyển khoản.
- Thuê của Cá nhân (không có hóa đơn): Không bắt buộc phải chuyển khoản.
2. Cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng
2.1. Nếu thanh toán trước
Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà…
- Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
- Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
2.2. Nếu trả tiền thuê nhà hàng tháng
- Nợ TK 154, 627, 641, 642… (Tùy vào mục đích thuê nhà phục vụ bộ phận nào để tính vào chi phí đó)
- Có TK 331, 111, 112
2.3. Nếu trả tiền sau
Ví dụ: Công ty thuê văn phòng từ tháng 1 đến tháng 6 nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán và nhận hóa đơn (hoặc thuê của cá nhân đến tháng 6 mới trả tiền).
Hàng tháng hạch toán:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642… (Tùy mục đích sử dụng)
- Có TK 335: Chi phí phải trả (phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)
Khi thanh toán (hoặc khi nhận được hóa đơn):
- Nợ TK 335
- Có TK 111, 112 (Nếu thanh toán ngay)
- Có TK 331 (Nếu nhận được hóa đơn)
2.4. Nếu trả tiền thuê nhà trước nhiều kỳ
Ví dụ: Thuê nhà từ tháng 1 đến tháng 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn):
- Nợ TK 242: Chi phí trả trước (Tổng số tiền)
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuê của Công ty có hóa đơn GTGT)
- Có TK 331, 111, 112
Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642… (Thuê làm văn phòng quản lý đưa vào 642, nhà xưởng sản xuất đưa vào 154/627, cửa hàng bán hàng đưa vào 641…)
- Có TK 242
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà hợp đồng thỏa thuận giá thuê chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và doanh nghiệp nộp thuế thay cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê bao gồm cả phần thuế nộp thay.